Recepcja, czyli bliżej mieszkańca

Tu mieszkaniec uzyska pomoc i niezbędne informacje… Fot. TG

Podobnie jak w Administracji nr I przy ul. Piecewskiej 20 z początkiem obecnego roku zmieniono sposób obsługi mieszkańców w budynku zarządu LWSM Morena przy ul. Migowskiej. Oczekiwania ze strony mieszkańców były w tym zakresie formułowane od dłuższego czasu. Celem tej zmiany jest poprawa obsługi naszych mieszkańców.
– Obecna organizacja obsługi ułatwi poruszanie się w budynku przy Migowskiej i docelowo powinna usprawnić szybkość i jakość obsługi osób przychodzących załatwić swoje problemy – mówi Eugeniusz Głogowski, prezes zarządu. – Szczególnie jak wszystkie podstawowe działy merytoryczne obsługujące mieszkańców będą znajdować się na parterze. Rozwiązanie podstawowych spraw w jednym miejscu ma istotne znaczenie głównie dla osób o sędziwym wieku, rodzicach z małymi dziećmi, itp. Zakończy to bowiem zbędne chodzenie po schodach czy szukanie odpowiedniej komórki organizacyjnej, aby załatwić swoją sprawę.
Zadaniem pracujących tam osób jest również udzielanie informacji, przekazywanie druków do wypełnienia, które wcześniej znajdowały się w różnych miejscach i pomieszczeniach. Ten sposób obsługi ułatwia również rozmowę o problemach spółdzielni i w jednym miejscu skupia pracowników, którzy powinni udzielić informacji, w jaki sposób i gdzie należy dalej załatwić sprawy nie rozwiązane. Docelowo w tym miejscu będzie możliwe stworzenie kompleksowej bazy danych, a zatrudniony pracownik podczas każdego kontaktu z mieszkańcem przekaże informacje o zakresie i terminie zgłoszonych wcześniej spraw do załatwienia.
Do szczegółowych zadań pracowników tam zatrudnionych należy: udzielanie informacji o sposobie, terminach załatwiania spraw w spółdzielni, informowaniu o pracownikach odpowiedzialnych za konkretne zagadnienia tematyczne, przyjmowanie zgłoszeń i kierowanie ich trybem wewnętrznym do realizacji przez wybrane komórki organizacyjne spółdzielni (elektroniczna rejestracja, elektroniczny obieg – nadanie indywidualnego nr sprawy), wydawanie wzorów wniosków dotyczących np. wymiany okien czy wymiany grzejników itp., nadanie obiegu sprawom – określanie priorytetu, terminu, wskazywanie działu odpowiedzialnego za załatwienie danej sprawy czy ewentualnie konkretnego pracownika, monitoring terminowości wykonania tych spraw, informowanie o ofercie Domu Kultury, udostępnianie regulaminów, wydawanie specyfikacji przetargowych, itp.
Stworzenie nowego sposobu obsługi mieszkańców nie spowodowało zatrudnienia nowych pracowników, nastąpiły przesunięcia pracownicze pomiędzy poszczególnymi działami spółdzielni.
(tg)